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Réussir le Offboarding

21 Avr 2022 HD Consulting Recrutement

Dans les articles précédents, j’ai abordé l’importance du onboarding qui concerne l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Aujourd’hui, parlons du offboarding. Vous vous doutez que cela concerne le départ d’un équipier. Ce sujet est autant d’actualité que le précédent car tous les deux concernent la vie en entreprise. Cela reflète les valeurs véhiculées et va contribuer à l’attractivité de votre société et à sa e-réputation. Ce thème général sera abordé dans quelques semaines.

Qu’est-ce que le offboarding ?

Comme évoqué ci-dessus, le offboarding concerne le départ d’un collaborateur. Tout comme l’arrivée, le départ se prépare. Il est parfois brutal mais la plupart du temps il est anticipé par une fin prévue de contrat ou une rupture conventionnelle avec période d’essai.

Et qu’il soit déclenché par l’employé ou par l’employeur, il est judicieux de le soigner.

Et pourquoi le préparer ?

Premièrement parce qu’il est de bon ton de se séparer en bon termes, vous pouvez être amené à travailler à nouveau avec cette personne soit parce qu’elle souhaitera réintégrer votre structure dans le futur, soit parce qu’elle pourrait vous recommander à ses nouveaux contacts professionnels.

Deuxièmement parce que cela peut nuire à la réputation d’une entreprise. Et il est plus difficile de reconstruire une réputation que de la conserver surtout quand elle est véhiculée par d’anciens collaborateurs.

Les conseils de départ en bon termes concernent également les employés car leur e-réputation est toute aussi fragile.

Pour qu’il soit efficace, le offboarding doit être honnête et bienveillant. En effet, les collaborateurs encore présents vont observer de loin ce qu’il se passe et ils seront rassurés, ou non, par l’intérêt que le service RH porte aux salariés tout au long de leur vie en entreprise.

Dernier point important qui prouve que le offboarding doit être bienveillant, le départ d’un collaborateur n’a rien de personnel. Et vous allez le mettre en évidence lors d’une des étapes conseillées plus bas.

De quoi se compose le offboarding ?

Il est évident que les conseils qui suivent sont à adapter en fonction du poste. Les étapes suivantes ne sont pas toutes obligatoires mais conseillées et peu ou prou dans l’ordre chronologique.

Les formalités

Quand un collaborateur vient vous voir pour vous signaler son envie de partir, il faut lui demander sur le principe une lettre de démission signée. Puis, que vous soyez à l’origine de la rupture ou qu'elle soit du fait de l’employé, vous devez étudier les clauses de non-concurrence et de confidentialité qui composent son contrat d’entrée ou ses avenants.

Annoncer le départ à l’équipe

Il est de bon ton de communiquer le plus efficacement et rapidement possible le départ de l’équipier. Cela permet de préserver une organisation interne efficiente, de bonnes relations de travail, et de limiter les “radios couloirs” qui véhiculent les mauvaises informations.

Si l’employé partant est actif sur LinkedIn ou tout autre réseau social professionnel, pensez à remercier publiquement pour les services rendus.

Préparer la succession

Elle se fait en deux temps.

D’une part, le manager doit s’informer des systèmes informatiques que le salarié utilise et de toutes les connexions et/ou mots de passe nécessaires.

D’autre part, le manager doit organiser la transmission des dossiers aux personnes de l’équipe en s’assurant une répartition équilibrée de la charge de travail en tenant compte des compétences de chacun.

Prévoir son remplacement à long terme

A un moment, il faut se poser la question de son remplacement. Il peut être organisé avec les ressources en interne ou prévoir un recrutement. C'est une tâche que vous pouvez externaliser.

Faire le bilan

Il est judicieux d’organiser un retour d’expérience du futur ex-collaborateur en valorisant le travail réalisé. Pour être efficace, il est intéressant que ce bilan soit mené par le RH, le manager et une tierce personne impartiale pour obtenir des avis complémentaires.

Dans la mesure du possible, le feedback de l’équipe au sujet du partant peut être fait rapidement par un quizz de quelques minutes pour évaluer la manière dont le départ va être géré en fonction de la perception des collègues.

Enfin les informations collectées ne sont pas nécessairement inutiles, elles ne doivent pas rester dans un placard. Tout est bon pour s’améliorer.
 

Pot de départ ou autre formule

Suivant la personne qui s’en va, on peut marquer le coup par un pot de départ avec les différents services ou un déjeuner avec l’équipe. Cela peut être également l’occasion d’une sortie avec une activité de groupe. Tout dépend des relations que le salarié avait avec le reste des employés.

Administratif de dernière minute

Le service RH doit finaliser les comptes et fournir un certificat de fin de contrat. Si l’employé était apprécié et compétent, il est bienvenu de rédiger des recommandations pour lui souhaiter une bonne continuation.

Remise du matériel

En reprenant la liste établie lors du onboarding et complétée pendant l'évolution du collaborateur dans la société, il faut récupérer les outils de travail confiés (ordinateur, téléphone, matériel divers, badge d’entrée, clés de casier et de bureau…), supprimer ses accès réseau et logiciel pour des raisons de cyber sécurité.

Garder le contact

Pour les raisons évoquées plus haut, il faut rester en bon terme avec la personne, ne serait-ce que le plaisir de savoir ce que deviennent les anciens collaborateurs. Conservez donc ses coordonnées ou suivez le sur les réseaux sociaux professionnels pour savoir ce qu'il devient. Vous serez éventuellement amené à faire appel à lui dans ses nouvelles fonctions pour collaborer.

En résumé …

Comme la plupart des actions dans une entreprise, cet évènement demande du temps et de la préparation. Il ne faut rien oublier et s’efforcer de respecter tant la personne qui s’en va que les collaborateurs qui restent et qui vont devoir accroître leur propre charge de travail pour permettre la transition avec le remplaçant définitif.

 

De ce fait, il faut concevoir une feuille de route adaptée et évolutive avec les cas de figure en fonction du type de poste et de la situation. Ne vous laissez pas déborder par l'événement et faites-vous accompagner pour que le plan se déroule sans accrocs.


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