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Outil d'amélioration continue : 5M

09 Nov 2022 HD Consulting Service aux entreprises

Quand on veut pratiquer de l’amélioration continue, il faut mesurer les performances d’un sujet, trouver ses dysfonctionnements, les trier pour ensuite réfléchir aux causes avant de trouver des solutions. Une fois celles-ci en place, il faut à nouveau mesurer le sujet pour évaluer le degré d’amélioration.

Cela demande une certaine discipline dans l’enchaînement des étapes et leur réalisation.

Pour cela, il y a des outils plus ou moins efficaces et qui nous correspondent … ou pas.

Je vous présente aujourd’hui un outil qui porte plusieurs noms différents :

  • 5M,

  • diagramme d’Ishikawa,

  • diagramme en arêtes de poisson

  • diagramme de causes à effets.

Au final, peu importe son nom, le tout est de le connaître, de savoir à quoi il sert et comment s’en servir.

 

Présentation de l’outil

Il s’agit d’un outil visuel qui permet d’organiser ses pensées.

Comme l'un de ses noms l’indique, il peut ressembler à un squelette de poisson dont la tête est le dysfonctionnement étudié et les arêtes transversales sont les catégories dans lesquelles classer les causes.

Cet outil porte également le nom de 5M car il y a 5 catégories :

- Main d'œuvre,

- Matière,

- Méthode,

- Milieu,

- Moyen.

Ces désignations peuvent varier d’une méthode à l’autre. Dans tous les cas, vous pouvez vous approprier l’outil pour l’adapter à votre besoin.

A quoi cela sert concrètement ?

A l’origine, le diagramme est un outil d’optimisation d’un service ou d’un produit. Il sert à visualiser une situation, à communiquer et surtout à aider dans la prise de décision.

Je ne vous sens pas convaincu …

Il vous arrive sûrement de vous trouver confronté à un problème récurrent. Vous avez 2 possibilités :

  • le traiter systématiquement,

  • le faire disparaître définitivement.

Dans le second cas, il faut donc passer du temps à analyser la situation afin de trouver les causes et les éradiquer. C’est l’objet de l’article…

Le diagramme en arêtes de poisson sert à trier les données d’une liste afin de les classer et de les hiérarchiser.

Cette liste peut être une série d’idées issues d’un brainstorming organisé avec son
service
par exemple ou l’accumulation de constatations.

 

Comment s’en sert-on ?

Pour savoir comment s’en servir, il faut commencer par définir ce qui se cache derrière les 5 M :

  • Main d’ œuvre : on va pouvoir classer dans cette catégorie les causes qui vont être d’origine humaine, liée à un problème d’organisation d’une équipe, une répartition des tâches entre les collaborateurs, à un manque de savoir-faire ou de savoir-être ;

  • Matière : on y trouve les causes comme des imperfections dues à la matière. Cela peut être la qualité de la matière première que l’on reçoit du fournisseur ou celle qui est transformée dans un site de production.

  • Méthode : on englobe toutes les procédures et autres procédés de fabrication, les modes opératoires, l’organisation…

  • Milieu : il s’agit de l’environnement dans lequel évolue l’entreprise comme les conditions de travail, les lieux, le climat. On peut y mettre l’étude de la concurrence, du secteur d’activité ou du marché par exemple.

  • Moyen : cette catégorie peut s’appeler également “Matériel” selon les cas. Néanmoins, il s’agit des moyens physiques utilisés pour arriver à la finalité du sujet étudié : les équipements, les outils informatiques, le mobilier…

Suivant le cas que vous étudiez, vous pouvez ajouter des catégories comme le management (que je classe personnellement dans la main d'œuvre) ou la mesure (que je positionne souvent dans la méthode). 

J’utilise ce diagramme dans le cadre de mes activités de production. Dans une société de services, la catégorie matière peut ne pas convenir. Dans ce cas, vous pouvez faire évoluer les “M” mais attention de ne pas vous disperser.

Voici un exemple de diagramme que l’on peut réaliser sur ClickCharts :

 

Comme vous le voyez, une fois que les 5 branches principales sont placées en utilisant des couleurs pour une meilleure lisibilité, vous répartissez toutes les idées liées à une zone.

Vous pouvez également subdiviser les arêtes à l’infini mais attention de ne pas trop compliquer le diagramme sinon vous allez perdre en lisibilité.

C’est suite à la création de ce diagramme que vous pourrez procéder à la priorisation par les gommettes de couleurs (voir l’article Un problème ? Quel problème ?).

 

Vous pouvez créer de tels diagrammes sur les logiciels comme MindMaster (cette partie est payante), dans des traitements de texte avec plus ou moins de facilité. L’avantage que vous devez chercher dans les logiciels de construction est de pouvoir le faire évoluer facilement et de le partager avec des collaborateurs.

Mais vous pouvez également garder l’option papier. Si vous l’avez établi en grand format dans une salle de réunion qui est destinée à votre service, il peut rester affiché en grand et être le pilier des réunions quotidiennes et hebdomadaires.

En résumé …

Le diagramme, quel que soit le nom qu’on lui donne, est un outil visuel d’organisation, de hiérarchisation et de communication au sein d’une équipe.

Il est l’un des outils indispensables de l’amélioration continue. Il ne s’invente pas et il n’est efficace que si quelqu'un vous a appris à vous en servir.

Faites vous accompagner dans un processus global d’amélioration continue.

 


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