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La tenue d’une réunion

04 Oct 2022 HD Consulting Service aux entreprises

Quand j’ai fait mes études, c’est un sujet qui ne m’a pas été enseigné. Pourtant c’est une activité qui occupe beaucoup de temps dans la vie professionnelle. Et si elle est mal tenue, une réunion fait perdre beaucoup de temps.

Mais il n’y a pas d’âge pour apprendre donc pour ne pas devenir le roi de la réunionite aiguë, voyons les pièges à éviter avant de se donner un plan d’actions efficace.

 

Les pièges à éviter

La réunion est souvent synonyme de perte de temps quand elle est mal préparée. Alors il faut établir des règles en s'inspirant des échecs précédents. Voici quelques exemples :

  • interdire l’usage du téléphone par tous les participants. Montrez l’exemple en précisant que vous mettez votre téléphone en mode avion et en le rangeant puis demandez aux participants d’en faire de même ;

  • pas de règlement de compte à OK Corral ;

  • pas de compétition entre les participants donc ne valorisez pas ni ne dénigrez pas une personne devant les autres ;

  • ne pas laisser une personne dans l’ombre ;

  • ne délaisser aucun avis avant d’avoir débattu ;

  • éviter les discussions en aparté en invitant les personnes à partager leur point de vue devant tout le monde ;

  • ne pas négliger un aspect du sujet ;

  • éviter les réunions-repas, cela déconcentre l’auditoire ;

  • respecter l’heure de début et de fin ;

  • ne pas inviter des personnes inutiles par peur qu’ils se sentent mis de côté sur un sujet. Dans ce cas, expliquez-leur pourquoi ils ne sont pas conviés ;

  • ne pas laisser un point sans conclusion ou sans suite ;

  • ne pas chercher absolument un responsable à un problème mais trouver des solutions.

 

Expliquez systématiquement pourquoi vous imposez des règles pour inciter les gens à les respecter. Et en tant que responsable de la réunion, efforcez vous de vous imposer et de vous faire respecter. Une réunion bien tenue est également une marque de respect envers tous les participants.

 

Quel type de réunion et pourquoi ?

On ne décide pas au hasard d’organiser une réunion pour “faire bien”. Il faut qu’il y ait un réel intérêt derrière. Vous devez déterminer l’objectif principal de la réunion. 

Pour cela, il faut savoir s’il s’agit :

  • de mettre au courant les participants concernant un point particulier : cela peut être une réunion de crise ou juste une réunion informative ;

  • de prendre des décisions collectives sur un projet en cours de réalisation. Dans ce cas, vous savez que vous devrez ressortir de l’entrevue avec des décisions, un plan d’actions en définissant des responsables de tâches avec une date limite de réalisation. Néanmoins, les détails pourront être traités par ailleurs pour ne pas polluer l’ordre du jour et l’efficacité de la réunion ;

  • de négocier avec les interlocuteurs afin de mettre fin à un point de discorde ;

  • d’une réunion récurrente pour coordonner les actions d’une équipe ;

  • d’un brainstorming c'est-à-dire une collecte d’idées sur un thème spécifique ;

  • de former les participants ;

  • de libérer la parole afin de s’assurer de recueillir toutes les données avant de prendre une décision ;

  • de créer une cohésion d’équipe.

Les objectifs peuvent encore se décliner. Toutefois, il ne faut pas chercher à atteindre plusieurs objectifs en même temps, vous risquez de faire des amalgames.

 

Le type de réunion déterminera les étapes à garder pour la préparation et son déroulement. Néanmoins, la trame générale et les conseils sont valables pour la plupart des réunions.

 

Une réunion, ça se prépare

La préparation demande plusieurs étapes. Une fois qu’on sait quel type de réunion on veut faire et pourquoi, il reste encore quelques points à voir.

L’ordre du jour

Il faut commencer par décortiquer la manière dont le sujet sera traité afin d’établir l’ordre du jour. Il comprend souvent les points suivants :

  • saluer ses invités ;

  • faire l’appel ;

  • si la réunion est récurrente, il faut s’assurer que le procès-verbal de la réunion précédente est validé ;

  • rappeler l’objectif principal de la réunion ;

  • lister les points abordés y compris ceux issus de la réunion précédente qui n’ont pas abouti, en veillant à préciser le temps imparti pour chacun ;

  • prévoir un temps de questions/réponses à la fin ;

  • conclure la réunion.

 

Lors de l’appel, si certains invités ne se connaissent pas, il faut en profiter pour faire les présentations par un tour de table. Certaines personnes font les présentations par ordre hiérarchique décroissant. C’est la culture d’entreprise qui vous renseignera sur ce point.

 

Concernant la validation du procès-verbal précédent, s’il n’est pas validé en début de séance, il faut prévoir de commencer la réunion par l’étude des points en suspens, pourquoi n’ont-ils pas été réglés et prendre une décision à ce sujet. Néanmoins, si la réunion a été correctement préparée, cette partie a été gérée en amont. Vous ne devez revenir dessus que si cela demande la participation de plusieurs personnes présentes dans la réunion. Dans ce cas, vous l’aurez prévu dans l’ordre du jour pour y consacrer du temps et ne pas prendre le risque de retarder la fin de la réunion.

 

Pour estimer le temps accordé à chaque point, si vous pensez qu’un point serait trop long à traiter, posez-vous la question de savoir s’il ne faut pas le traiter à part.

 

Une fois que vous aurez diffusé l’ordre du jour, il peut être amené à évoluer suite à des remarques des invités. Pensez à renvoyer la mise à jour à tout le monde.

 

Qui sera invité ?

A partir de l’ordre du jour, il faut déterminer qui viendra à cette réunion. Pour cela il faut se demander :

  • de qui avons-nous besoin pour traiter le sujet ? 

  • qui prendra la parole pour chaque point abordé ?

 

La participation active des invités rend la réunion moins monotone et les personnes présentes se sentiront plus investi s’ils doivent intervenir.

 

Si vous décidez que d’autres personnes que vous interviendront à l’oral dans votre réunion, vous devez les avertir à l’avance pour leur laisser le temps de se préparer également.

 

Vous pouvez envisager d’inviter une personne en début de réunion car elle est utile pour traiter un sujet particulier. Dans ce cas, mettez ce point en début de réunion et libérez cette personne pour lui éviter de perdre du temps.

 

Où ? Quand ? Comment ?

Une fois que vous connaissez le sujet à traiter, les points qui seront abordés et par qui, il vous reste à planifier la réunion. Cela veut dire combien de temps va durer la réunion ? va-t-elle se passer ? Et quand  ?

Pour la question : combien de temps ? Vous me direz cela va dépendre de l’importance de la réunion et du nombre de sujets à traiter. Je répondrai à la question dans l’autre sens. Une réunion efficace se traite sur 45 minutes. Au-delà, tout le monde se lasse. Si vous pensez que vous n’aurez pas le temps de tout traiter alors demandez-vous si vous ne devez pas séparer la réunion en plusieurs ? Dans ce cas, vous n’aurez pas forcément besoin d’inviter les mêmes personnes puisque le sujet sera séparé en plusieurs parties.

 

Pourquoi 45 minutes ? Cela a plusieurs avantages. Un des objectifs est de commencer à l’heure et de finir à l’heure. Si vous programmez votre réunion à h+5 minutes, vous laissez le temps à vos invités de passer d’une réunion à l’autre. En terminant à h-10 minutes, encore une fois, cela laisse le temps à vos invités de se préparer pour la réunion suivante et de s’y rendre.

Néanmoins, certaines réunions conséquentes demandent plus de temps et là c’est à vous d’ajuster. Je ne vous donne ici que des conseils.

 

Pour ce qui est du lieu, assurez vous d’avoir une salle de réunion à votre disposition si vous ne pouvez pas accueillir tout le monde dans votre bureau. Si vous avez le choix de la salle, optez pour celle qui pourra accueillir tous vos invités et qui sera équipée avec un rétroprojecteur pour une animation plus dynamique de l’entrevue. Dans le cas contraire, vous devrez prévoir d’imprimer le même support pour tout le monde afin de faciliter le suivi du déroulé.

Une fois que vous avez décidé de la salle, assurez vous qu’elle est disponible sur le créneau choisi. Puis pensez à la réserver informatiquement si possible, à défaut en affichant le jour et la tranche horaire d’occupation sur la porte.

 

Quelques conseils pour décider de l’heure de la journée la plus adaptée. Il faut bien évidemment tenir compte des disponibilités des invités. Néanmoins, voici quelques conseils supplémentaires :

  • évitez les réunions avant 9h pour laisser le temps aux employés de se mettre dans l’ambiance de travail ;

  • à partir de 11h, la faim risque de distraire les participants et ils perdront la concentration au fur et à mesure de l’avancée de la réunion. De ce fait, la conclusion risque d’être bâclée ;

  • si vous devez choisir l’après-midi, il vaut mieux attendre 15h la fin de la digestion ;

  • si les membres de la réunion sont d’autres responsables de services, il est préférable de choisir la fin d’après-midi pour les laisser disponibles pour leurs équipes en cours de journée.

 

La pandémie a modifié nos habitudes et vous pouvez être amené à organiser une réunion en distanciel ou en présentiel partiel si certaines personnes ne sont pas à proximité. Vous devrez donc vous assurer de maîtriser le logiciel que vous choisirez pour la visioconférence et communiquer le lien internet au même titre que vous informez du lieu géographique de la réunion pour le présentiel.

Le reste de l’organisation reste d’actualité. Vous devrez penser à ajuster les règles de départ en demandant à couper les micros si vous êtes nombreux et à laisser les caméras allumées afin de vous assurer que tout le monde reste bien concentré.

 

Mais encore …

Mais ce n’est pas tout. Pour parfaire la préparation, il faut décider qui animera la réunion (ce n’est pas forcément vous ni le responsable de service). Cette personne sera le médiateur afin de s’assurer que tout le monde prend la parole de manière équitable. Il sera également chargé de prendre le relai en cas de conflit naissant ou de débat sans fin. Il devra donc observer les invités et être attentif à l’ambiance générale de la réunion.

Cette personne sera en mode observation une bonne partie du temps. En effet, ce n’est pas forcément lui qui va mener tous les débats. De ce fait, il ne sera pas disponible pour prendre des notes. Il vous faut donc choisir un secrétaire. Ce sera peut être vous.

 

Il est évident que suivant l’importance de la réunion, vous n’aurez pas besoin de tout ce petit monde. A vous de voir.

 

Enfin, vous devez envoyer à tous les invités une invitation précisant l’heure, le lieu, les invités, le tout accompagné de l’ordre du jour. Vous pourrez également joindre des documents complémentaires à titre informatif afin que les participants aient pris connaissance du sujet avant.

Si les personnes concernées ont l’habitude de participer à vos réunions, ils sauront qu’ils doivent se préparer. Sinon il est bon de le préciser pour ne pas les prendre au dépourvu. Si toutefois, une personne se présente sans avoir les éléments pour répondre aux questions, tant pis pour elle. Elle apprendra à ses dépends que vous êtes une personne organisée et efficace. Elle se fera prendre une fois mais pas deux.

 

Puis cela s’anime

Vous devez arriver avant tout le monde afin de préparer la salle surtout au niveau informatique. Cela va vous aider également à vous mettre en condition. De plus, vous accueillerez vos invités dans de bonnes conditions et leur laissera la possibilité  éventuellement d’éclaircir rapidement un détail avant le début de la réunion. Le dernier intérêt de votre arrivée avancée est de pouvoir commencer à l’heure !

 

Vous devez adopter une posture adaptée, cela tient compte également de la tenue vestimentaire. Votre voix doit être intelligible, assurez-vous-en en début de réunion en demandant si tout le monde vous entend. Votre discours doit être concis et précis. Evitez les “heuuu” sinon vous cassez le rythme de la réunion et vous donnez l’impression de ne pas connaître votre sujet. Vous devez enfin vous mettre debout pour prendre la parole en prenant soin de ne pas cacher l’écran.

 

Tous ces détails joueront en votre faveur pour vous donner de la crédibilité.

 

Introduction

La première chose consiste à saluer ses invités et les remercier pour leur présence.

Si certaines personnes ne se connaissent pas, on profite de vérifier la présence de tout le monde pour faire un rapide tour de table de présentation en précisant l’expertise que chacun va apporter dans les débats. Vous précisez s’il y a des absents et ceux qui sont excusés. Pour les non excusés, demandez aux autres invités s’ils connaissent la raison de l’absence.

Pour la présentation, il y a 2 écoles :

  • l’animateur présente rapidement tout le monde. Cela permet de gérer le temps imparti et pour ceux qui respectent la hiérarchie descendante, cela permet de maîtriser l’ordre de passage  ;

  • les personnes se présentent à tour de rôle. On n’est pas à l'abri d’un bavard qui ne saura pas aller à l’essentiel.

 

Puis vous rappelez l’objectif de la réunion et balayez rapidement l’ordre du jour. Avant de passer à la suite, vous vous assurez que tout le monde à compris l'objectif.

Assurez-vous également que tous les invités ont reçu et pris connaissance des documents envoyés en même temps que l’invitation. De ce fait, vous pouvez proposer un rapide tour de table pour recueillir les premières impressions. Pour les réfractaires qui n’ont rien préparé, tant pis pour eux, vous passez à la personne suivante. Il faut garder en tête que la réunion doit être productive et que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre de l’efficacité à cause de quelques récalcitrants qui ne jouent pas le jeu.

 

Si votre auditoire n’a pas l’habitude de vos réunions, vous rappelez les règles de fonctionnement que vous avez décidé d’adopter en précisant qu’il s’agit d’être efficace. De ce fait, si une personne prend un appel ou lit ses messages pendant la réunion, interrompez la discussion jusqu’à ce que la personne se rende compte qu’elle n’est pas concentrée. Puis rappelez la règle.

 

Le défilé de l’ordre du jour

Entrons dans le vif du sujet. Chaque point sera abordé dans l’ordre prévu. Vous devez vous assurer de certains éléments :

  • tous les intervenants concernés doivent pouvoir s’exprimer à parts égales ;

  • si une personne est trop longue, c’est le seul cas où vous vous autorisez à interrompre une intervention pour le respect des horaires de la réunion ;

  • vous devez pratiquer une écoute active qui consiste à reprendre les éléments importants, éventuellement en les reformulant pour vous assurer qu’ils sont bien compris ;

  • chaque point de l’ordre du jour doit faire l’objet d’une courte conclusion pour que tout le monde valide ce qui est retenu.

 

D’où l’intérêt de nommer un secrétaire et/ou un animateur afin de rester concentré sur les débats.

 

Si on vous pose une question à laquelle vous n’avez pas la réponse, ne cherchez pas de mauvaise excuse. Vous avez le droit de ne pas tout savoir et de ne pas avoir anticipé toutes les éventualités. Dans ce cas, on reste calme, on prend note de la question et on promet une réponse rapide. Mais cela implique que la personne vous attend au tournant. Vous devrez donc traiter rapidement ce point à la sortie de la réunion. Vous pourrez de ce fait le faire apparaître dans les conclusions pour montrer que vous avez pris la remarque au sérieux.

 

Pendant le temps de questions/réponses, assurez-vous que personne ne soit resté en retrait car certains n’osent pas prendre la parole de peur de poser une “question bête”.

Si une question devait prendre du temps pour être élucidée, proposez de la traiter lors de la prochaine réunion ou en tête à tête si tout le monde n’est pas concerné.

 

Conclusions intermédiaires

A chaque point abordé, pensez à prendre quelques secondes afin de conclure et énoncer clairement la décision prise. Au besoin, vous confirmez quelle personne sera responsable du suivi du sujet, ce qu’elle doit faire et établir une date butoir sinon vous avez de fortes chances que le projet traîne plus que de raison. Si le point demande plus de réflexion alors convenez tout de suite d’une nouvelle entrevue avec les invités concernés et nommez un responsable.

Chaque conclusion intermédiaire devra apparaître dans le procès-verbal final.

 

Que faire si un conflit démarre pendant la réunion ?

Une réunion de travail ne doit pas se passer au milieu d’une arène. Certains salariés prennent un malin plaisir à régler leurs comptes en public. Dans ce cas, le médiateur doit réagir très vite et rappeler que ce n’est ni le lieu ni le moment pour faire éclater un conflit. Dans ce cas, il faut proposer aux personnes en désaccord de se rencontrer après la réunion, quitte à convenir immédiatement d’un rendez-vous pour traiter le désaccord.

Il faut rappeler que les autres participants ne sont pas nécessairement concernés par la discussion qui dérive et que cela fait perdre du temps à tout le monde.

Dans tous les cas, il faut réussir à calmer les personnes en conflit en évitant que l’une d’elles ne quitte la réunion de manière intempestive, surtout si vous avez besoin de la décision de cette personne. 

Si malheureusement cela devait arriver, vous pouvez ajourner le point étudié et décider de le traiter quand les tensions seront résolues.

 

Enfin cela se conclut

Toute réunion doit se terminer par un résumé très rapide de quelques minutes afin de valider les conclusions intermédiaires. Cela donne le sentiment aux participants que la réunion a été productive. Ils seront plus enclins à participer aux réunions suivantes.

 

Soyez vigilant de ne pas rouvrir un débat en faisant le résumé, cela serait au final contre productif. Néanmoins assurez vous que tout le monde valide les conclusions et est satisfait de l’avancée du projet. De ce fait, vous pouvez également de temps en temps faire passer un questionnaire à la fin de la réunion ou après celle-ci pour recueillir les impressions. Cela vous servira pour vos futurs interventions.

Si vous savez qu’il faudra un suivi de certains thèmes abordés, vous devez décider de la date de la prochaine réunion. Elle tiendra compte des délais impartis aux différents acteurs qui doivent mener des actions.

 

Si votre réunion est récurrente mais que la suivante ne se tiendra pas quelle qu’en soit, c’est le moment de l’annoncer pour que tout le monde en prenne bonne note.

 

Terminez également par une parole positive et remerciez les membres de leur implication.

 

Quand il n’y en a plus, il y en a encore…

Une fois la réunion terminée et que tous les participants sont partis satisfaits de l’entrevue, il est temps de penser à la suite. Vous devez produire le compte rendu ou le procès-verbal de la réunion le plus rapidement possible : dans la journée, au plus tard le lendemain. Il faut battre le fer tant qu’il est encore chaud.

 

Dans cet écrit, on doit retrouver les éléments suivants :

  • les remerciements pour la participation ;

  • les présents et les absents ;

  • la liste de diffusion (elle peut contenir des gens qui n’étaient pas présents) ;

  • l’ordre du jour dans son ensemble accompagné des conclusions intermédiaires ;

  • qui fait quoi et pour quand ;

  • une conclusion générale ;

  • la date de la prochaine réunion s’il y a besoin d’une suite.

 

Si vous n’êtes pas l'auteur du compte rendu, le rédacteur doit vous le faire valider avant la diffusion.

Lors de la diffusion, vous devez solliciter la validation par toutes les personnes concernées.

 

En conclusion

Gardez en tête que pour bien faire les choses :

  • une réunion commence à l’heure ;

  • une réunion se termine à l’heure ;

  • une réunion se prépare ;

  • une réunion respecte l’ordre du jour.

Et c’est valable pour tous les participants. Quand les gens auront pris ces habitudes, ils seront présents et efficaces lors de vos rendez-vous !

Si vous réussissez l’exercice, vous n’aurez plus à prouver votre professionnalisme et vous gagnerez en légitimité.

 

Cela fait beaucoup d’éléments à intégrer quand on n’est pas habitué à cet exercice. Alors n’hésitez pas à vous faire accompagner. Je peux vous aider.

 


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