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Diagramme de Gantt

17 Nov 2022 HD Consulting Service aux entreprises

Un projet est défini par l’Organisation Internationale de Normalisation comme un processus comportant des dates de début et de fin. Je ne vous donne pas la définition complète car je souhaite aborder aujourd’hui les outils qui concernent la gestion du temps sur un projet.

Nous avons vu dans les articles que les dysfonctionnements d’un service peuvent disparaître ou du moins être atténués par une gestion de projet qui vise à mettre en place des solutions pérennes.

Avant de mettre en place le projet, vous devez avoir connaissance des outils qui vont vous aider à cadrer le temps imparti à la gestion de ce projet.

Toutefois ces outils de gestion du temps doivent inclure la gestion des ressources qu’elles soient humaines ou matérielles.

 

A quoi sert un planificateur de projet ?

Le planificateur de projet va vous permettre de visualiser le projet dans son ensemble et de vous organiser.

Vous aurez une vue globale des différentes tâches à réaliser, des personnes en charge de ces tâches et de leur enchaînement dans le temps.

Cet outil va éviter des agissements en urgence et désordonnés. L’efficacité finale de votre projet sera accrue si vous ne négligez pas cette étape.

 

A quoi ressemble un planificateur de type Gantt ?

Un planificateur est une sorte de graphique qui indique en abscisse (horizontalement) le temps dans une échelle adaptée, souvent le jour.

En ordonnée (verticalement), vous retrouvez les tâches à réaliser dans une hiérarchie que vous aurez décidé : des plus anciens en haut vers les plus récents en bas.

Il peut incorporer également les ressources dont vous aurez besoin au fur et à mesure que votre projet avance.

Dans la zone centrale du graphique, vous trouverez des bandes horizontales représentant le début et la fin d’une étape.

Pour compléter ce diagramme, il y a des flèches qui vont se promener d’une tâche à l’autre pour indiquer la dépendance entre elles.

Les missions qui ne sont pas reliées entre elles peuvent être menées en parallèle.

 

Quelles sont les étapes pour sa préparation ?

Vous devez avoir une vision claire de votre projet : les objectifs à atteindre devront être précis et identifiés au travers d’indicateurs adaptés.

 

Les indispensables

Quelque soit le projet que vous souhaitez mener, il y a des étapes incontournables que vous devez intégrer dans le planning : 

  • la mesure avant le début du projet. Cela implique de prévoir le temps de conception des indicateurs s’ils n’existent pas encore et du temps pour les alimenter. Si vous disposez d’une GPAO informatique, le temps alloué à cette étape peut être très court : de quelques heures à quelques jours. Par contre, si vous devez collecter les éléments “à la main”, il faudra prévoir une durée plus longue.

  • la réunion d’ouverture de projet. Vous me direz que la réunion se tient sur une journée voire une heure ! Certes mais ne négligez pas la partie préparation de la réunion.

  • les réunions de suivi : prévoyez de faire un point régulier avec les équipes, soit à des intervalles de temps précis, soit à la suite d’opérations cruciales de votre projet.

  • la mise à jour du planning en fonction des aléas rencontrés. Mais restez vigilants sur les dates butoires si elles existent. Ne vous laissez pas non plus dépasser par un projet qui aurait dû durer quelques semaines et qui au final durera plus de 6 mois…

  • les mesures en cours et en fin de projet pour évaluer la pertinence des actions menées.

  • la réunion de clôture : il est toujours bon de faire un point final sur un projet pour se féliciter des améliorations apportées et éventuellement pour voir si les solutions apportées peuvent être étendues à d'autres machines par exemple.

 

Lister les étapes

Une fois que le projet est défini, vous allez devoir commencer par lister toutes les actions propres au projet et qui vous mèneront au bout du sujet.

Ne le faites pas seul, vous pouvez vous appuyer sur votre équipe en exploitant les outils de Brainstorming déjà présentés.

 

Evaluer la durée de chaque étape

Une fois que vous pensez avoir tout prévu , vous allez devoir estimer le temps que vous accorderez à chaque tâche.

Je vous conseille de prévoir des marges de sécurité sur des tâches critiques et qui ne dépendent pas de vous ou de votre équipe directement (livraison de matériel ou de matériaux …).

Cela implique que vous devez déterminer une date de début d’une action en fonction des actions précédentes ou d’un impératif. A défaut, vous indiquerez la date de début du projet.

 

Allouer des ressources

En parallèle, vous devez attribuer des ressources humaines et matérielles à chaque tâche. Si une même personne doit réaliser plusieurs actions, vérifiez que votre équipier peut les finaliser en même temps ou si, au contraire, il faut qu’une action soit menée au bout avant d’en entamer une autre.

De même, demandez-vous si plusieurs personnes peuvent réaliser la même tâche. Ainsi vous choisirez la ressource en fonction de l’enchaînement des étapes et éviterez de surcharger un collaborateur contrairement aux autres.

 

Enchaînement des actions

Une fois tout ceci déterminé,  vous devez organiser l’enchaînement des missions en fonction de celles qui seront prioritaires, des tâches qui ne pourront commencer que quand d’autres seront finies…

L’arbitrage dépendra également des ressources disponibles, des délais de livraison de vos fournisseurs…

 

Quels sont les outils à disposition ?

Les chefs de projets ont tous des outils différents en fonction des sujets, des domaines d’activité et de l’utilité qu’ils ont de ces outils. En voici quelques-uns.

 

L’agenda partagé

Certains chefs de projets utilisent les agendas partagés pour répartir les tâches entre les personnes et le temps alloué à chaque tâche.

Si cela vous convient, vous pouvez procéder de cette manière. Néanmoins, quand le projet se complexifie par une multiplication des étapes et des ressources, cela devient compliqué d’avoir un bon visuel sur l’avancement.

 

Le traditionnel tableur

Un des outils pratiques, adaptables et que vous avez sous la main est le traditionnel tableur.

Si on connaît les fonctionnalités des tableurs, on peut créer des catégories, insérer ou masquer des lignes, dynamiser avec des couleurs.

Il est toutefois lourd à mettre en place. Il sera donc à privilégier pour des projets à long terme comprenant peu de tâches ou de ressources, ou encore pour des projets semblables et répétitifs.
 

Le diagramme de Gantt

Au final, on en revient assez souvent à l’outil de référence qui est le diagramme de Gantt. Il s'agit d'une matrice à plusieurs entrées afin de représenter la liste des tâches à accomplir en fonction du temps.

Il existe des logiciels accessibles sur internet et qui sont plus ou moins agréables à utiliser. Il y a un outil gratuit qui s’appelle Gantt Project et qui peut vous permettre de faire vos débuts.

 

Vous remarquez que l’on peut commencer plusieurs tâches en même temps ou en commencer une après les autres. On peut également programmer le début d’une tâche à la fin de la précédente. Ce qui fait que si une tâche est en retard (ou en avance), la tâche suivante se décale en conséquence.

L’avantage d’utiliser un logiciel dédié est de programmer les informations concernant les actions et les ressources. Ainsi, le logiciel ajustera le planning lorsque vous y apporterez une modification. Vous prenez moins de risque quant à des éléments que vous n’auriez pas en tête (les dates de congés des collaborateurs, la date de début d’une tâche en fonction de la livraison d’un fournisseur …).

On peut ajouter enfin que certains logiciels permettent d’établir une analyse chiffrée de votre projet en termes de temps écoulé ou de retard (ou avance) pour vous aider à mieux planifier vos prochains projets.

 

Quelques clés de réussite

Pour réussir un projet, la clé la plus importante est le bon suivi de celui-ci. C’est le rôle du chef de projet. Mais nous reviendrons sur ce point dans un autre article.

Néanmoins, pour assurer un bon suivi, il faut partager les informations. De ce fait, tous les collaborateurs qui contribuent à un projet doivent avoir accès à toutes les données et particulièrement à ce planning.

Assurez-vous donc que le document sur lequel vous vous appuierez pour la gestion du temps soit accessible à tous.

Libre à vous de laisser l’accès à la modification de la part de vos collaborateurs afin d’ajuster le plus rapidement le planning et vous assurer en temps réel que vous tiendrez les délais décidés au départ. Sinon, à vous de jouer pour savoir pourquoi le projet prend du retard et comment on peut rectifier la situation.

 

En conclusion

La gestion du temps est primordiale dans la gestion d’un projet dans le cadre de l’amélioration continue.

Quel que soit l’outil que vous choisirez, le format du diagramme de Gantt reste un des formats les plus efficaces pour visualiser les grands axes de votre projet et le temps que prendront chacune des missions.

Si vous trouvez l’outil compliqué à mettre en place la première fois, je peux vous accompagner. Prenez contact et nous discuterons de vos besoins.


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